המיזם מתוכנן כך שהוא מתפרס באופן המשכי, רב-שנתי, המתקיים במקביל לשנת הלימודים: ספטמבר עד יולי.

איתור: שלב זה אורך כ-3 שבועות ומתבסס על המלצות מאמנים וגורמים מקצועיים מוסמכים נוספים, בדיקות מקיפות וכולל תצפיות. בסיומו של תהליך תיבחר קבוצת אלופים הומוגנית אשר תכלול 5-15 ספורטאים מצטיינים, בהתאם לשיוך ענף הספורט והמועדון.

השקת מועדון האלופים: לאחר השלמת שלב האיתור בהצלחה, יתקיים אירוע השקה חגיגי שיכלול כ-100 אלופים מהענפים השונים של מועדוני הספורט העירוניים ומאמניהם. כל מחזור אלופים שיסיים בהצלחה יהפוך לחלק מתכנית ההכשרה של פרחי האלופים במחזורים הבאים.

אירוע סיום: מדי שנה בחודש יולי יתקיים טקס סיום שנה חגיגי הכולל: הצגת הישגים , מדליות ויחסי ציבור לעיר ולתכנית.